Come registrare un anticipo a fornitore e compensarlo con la fattura definitiva (Esempio pratico)

Di seguito vi mostriamo un breve esempio su come gestire gli anticipi a fornitore nel nostro software gestionale, con due semplici passaggi: la registrazione dell’anticipo e la successiva riconciliazione quando arriva la fattura.

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1. Registrazione dell’anticipo 

1. Creare il movimento contabile: inserite la data e l’importo dell’anticipo.
2. Conti da utilizzare:
   • In Dare: “Anticipi a fornitori” (che si trova tra i crediti o attivo circolante).
   • In Avere: il conto cassa/banca con cui avete effettivamente effettuato il pagamento.
3. Riferimento documento: nel campo “Numero documento” o “Descrizione”, specificate l’ordine o il riferimento che vi consentirà di riconciliare successivamente questo anticipo.

(Screenshot 1: esempio di movimento contabile in cui si registra il pagamento anticipato a fornitore.)

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2. Riconciliazione all’arrivo della fattura 

1. Registrare la fattura
   :
   • Imputare l’intero importo sul conto “Fornitori” in Avere (debito) e, se necessario, l’IVA a credito in Dare.
2. Compensare l’anticipo:
   • Eseguire una scrittura che preleva la cifra corrispondente dall’account “Anticipi a fornitori” (in Avere) e la sposta su “Fornitori” (in Dare), riducendo così il debito.
3. Saldo finale: se la fattura supera l’anticipo, pagherete solo la differenza rimanente con un nuovo movimento.

(Screenshot 2: esempio di come collegare l’anticipo alla fattura e ridurre il debito residuo.)

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Conclusioni

• Tracciabilità: grazie ai riferimenti inseriti nell’anticipo, è facile capire di quale ordine o fornitura si tratta.
• Chiarezza contabile: l’anticipo rimane nel conto “Anticipi a fornitori” finché non registrate la fattura, evitando di confonderlo con i debiti verso fornitori effettivi.
• Controlli veloci: potrete sempre consultare il conto “Anticipi a fornitori” per verificare eventuali importi ancora da compensare.

Seguendo questi due passaggi, avrete un flusso semplice e completo che vi permette di monitorare al meglio i pagamenti anticipati e di gestire con precisione i debiti verso i fornitori.

Per domande e chiarimenti rimaniamo a disposizione.

Vi auguriamo buon lavoro 

Mc2system Team